Tasuta kõnekeskuse tarkvara

Mis see on ja kuidas Teie ettevõte sellest kasu saab?

Paljud kliendid eelistavad endiselt helistada klienditoe esindajatele, kui neil on vaja oma probleemid kiiresti lahendada. Seega, kui soovite pakkuda oma klientidele silmapaistvat klienditeenindust, on virtuaalse kõnekeskuse loomine suurepärane algus.

Oma kontaktikeskuse seadistamine ja hooldamine on lihtsam kui arvate. Peate lihtsalt abi saama mõnelt turul kõige paremini hinnatud kõnekeskuse tööriistalt. Parima kõnekeskuse tarkvara kasutamine aitab Teil toiminguid sujuvamaks muuta ja telefonitoe jõupingutustest kaose lõplikult välja viia. Teie kasutajatoe jaoks mõeldud tasuta kõnelogimise tarkvara võib olla veidi keerulisem leida. Kuid see on kindlasti seda väärt, kui leiate oma ettevõtte vajadustele vastava.

Nüüd vaatame, miks kõnekeskuse tarkvara on oluline kasutada. Lisaks, kuidas saate sellest maksimumi võtta, olenemata tasulise või tasuta automaatse kõnesüsteemi valimisest.

Kõnekeskuse tarkvara – mis see on?

Toona said ainult suured ettevõtted endale lubada oma kõnekeskusi. Kuid pilvepõhiste lahenduste ja automatiseeritud kõnesüsteemide levikuga see enam nii ei ole. Tänu helistamistarkvarale saate nüüd seadistada oma isikliku virtuaalne kõnekeskus. Ei mingeid keerulisi paigaldusi, riistvara ega kohalikku salvestusruumi. Kuidas on see võimalik?

Sisuliselt on kõnekeskuse tarkvara spetsiaalne lahendus, mis võimaldab agentidel helistada ja kõnesid vastu võtta ning samuti vajalikule teabele juurde pääseda. Näiteks helistajate ajaluoole üldise kliendikogemuse parandamiseks. Tavaliselt on tavaliselt pilvepõhise tööriistaga, mis integreerub olemasolevate telefonide ja muude rakendustega (CRM, piletid). Need on ettevõtete igapäevaste tegevuste jaoks üliolulised.

Praegu kasutatakse kõnekeskuse süsteeme kõige rohkem tugiteenuse pakkumiseks. Kuid see pole ainus põhjus selliste lahenduste rakendamiseks. Kui Teie agendid peavad tegelema paljude telefonivestlustega, vajavad nad nende abistamiseks võimsat süsteemi. Siin on tuleb abiks tipptasemel kõnekeskuse tarkvara. See võimaldab Teie meeskonnal korraldada ja hallata kõiki sissetulevate ja väljaminevate telefonisuhtluste aspekte.

Seda tüüpi tarkvara kasutades saavad Teie agendid salvestada olulisi üksikasju, kontaktteavet ja kliendiajalugu ühte kohta ning kasutada ka olemasolevaid andmeid. Antud lahenduste kasutamise eelisteni jõuame hiljem, kuid keskendume praegu kõnekeskuse tarkvara toimimisele.

Kuidas kõnekeskuse tarkvara toimib?

Nagu juba mainitud, on tasuline ja tasuta kõnekeskuse tarkvara iga kontaktikeskuse oluline osa. Paljudel juhtudel pakub see lihtsalt integratsiooni VoIP-teenuse pakkujaga: võimas lahendus, mis kasutab kõnede tegemiseks ja vastuvõtmiseks Internetti (lauatelefoniühenduse asemel).

Selleks, et VoIP-süsteem korralikult toimiks, peab see suutma ära kasutada virtuaalse privaatjaama vahetust (PBX). See toimib telefonisüsteemide lülitusjaamana ja võimaldab suunata kõnesid kasutajate vahel või väljaspool Teie organisatsiooni. Lühidalt, tarkvara pakkujad saavad seda kuutasu eest hõlpsalt seadistada.

Esialgu ei pruugi see nii tunduda, kuid selline tarkvara on hädavajalik, kui Teil on suur klienditoe meeskond ja haldate iga päev palju kõnesid. Seega peaksite täpselt üle vaatama, milliseid teenuseid ja funktsioone kaalutav kõnekeskuse süsteem sisaldab, eriti kui valite tasuta automaatse helistamistarkvara.

Enamikul juhtudel peate kõnekeskuse tööriista rakendamisel vaid valima VoIP-pakkuja, ühendama agendiseadmed ja alustama kõnedele vastamist. Nii lihtne see ongi.

Sellegipoolest peate ikkagi valima lihtsa kõnekeskuse tööriista, mida saab integreerida teiste lahendustega, või kõnekeskuse funktsionaalsusega mitmekanalilise tugilahenduse vahel. Erinevuse mõistmiseks vaatame mõnda erinevat tüüpi helistamistarkvara – nii tasuta kui ka tasulist.

Kõnekeskuse tarkvara tüübid

See ei tohiks olla üllatav, et turul on saadaval erinevat tüüpi kõnekeskuse lahendusi.

Esiteks peame teadvustama erinevust kohapealsete kõnekeskuste ja virtuaalsete süsteemide vahel. Nagu nimigi ütleb, asub kõik kohapealse kõnekeskuse juurde kuuluv koha peal – olgu see siis tarkvara, riistvara, serverid ja isegi klienditoe meeskond. Virtuaalsed kõnekeskused seevastu kasutavad VoIP ja pilvepõhiseid lahendusi, mis võimaldavad Teil kõnekeskust juhtida sõna otseses mõttes kõikjal maailmas.

Tänapäeval liigitatakse kõnekeskused sageli järgmiselt:

• Sissetulevad kõnekeskused, mis on loodud sissetulevate kõnede vastuvõtmiseks.
• Väljaminevad kõnekeskused keskenduvad väljaminevatele kõnedele. Tavaliselt töötavad agendid olemasolevate ja / või potentsiaalsete klientide kontaktide loendiga, kellele nad helistavad.
• Mitmekanalilised kontaktikeskused hõlmavad mitut kanalit. Sellised keskused kasutavad endiselt ühe suhtluskanalina telefonikõnesid, mis on osa suuremast sidevahendite komplektist.
• Omnikanalilised kontaktikeskused tõstavad mitmekanalilise toe järgmisele tasemele. Need pakuvad ühtset klienditeeninduse strateegiat kõikides kanalites, tavaliselt tänu ühele tööriistale, mis suudab kogu kommunikatsiooni ühe katuse alla viia.

Lõpuks on ka vahe tasulisel ja paid vs tasuta kõnekeskuse tarkvaral.

Tasuta ja tasulised kõnekeskused – erinevused

Kõigil kõnekeskuse tööriistadel pole samu funktsioone. Lisaks on tarkvara pakkujatel sõltuvalt Teie vajadustest ka erinevad hinnakujunduse võimalused, sealhulgas tasuta kõnekeskuse tarkvaraplaanid. Oluline on mõista, et erinevatel lahendustel on erinevad funktsioonid ja piirangud ning Teie teha jääb vastavalt vajadustele õige tarkvara valida. Teadliku valiku tegemiseks võiksite kõigepealt uurida kõiki saadaolevaid võimalusi.

Tasuta kõnekeskuse süsteemidega saate endiselt hõlpsalt helistada ja vastata kõikidele kõnedele, sealhulgas agentide vahelistele sisekõnedele.

Lisavõimalused, nagu kõnede salvestamine ja marsruutimine, võivad erineda või olla teatud piirangutega. Näiteks võib Teie klienditoe tasuta kõnede logimise tarkvara aidata Teil helistajate kohta teavet salvestada. Siiski võib tarkvaralolla piiratud piletite otsimise ajalugu või piiratud arv telefoninumbreid. Kui olete huvitatud täpsemate funktsioonide kasutamisest või piiranguteta, peaksite uurima selle asemel tasulisi plaane.

Vastupidiselt tasuta automaatsele helistamistarkvarale sobivad tasulised süsteemid paremini suurematele ettevõtetele, kes tegelevad paljude kõnedega ja püüavad pakkuda silmapaistvat kliendituge nii telefoni teel kui ka teiste kanalite kaudu. Valida on mitmesuguste lahenduste vahel ja need ei pruugi kõik väga kallid olla. Lihtsalt kaaluge kõiki oma vajadusi, proovige vähemalt paari erinevat tööriista tasuta prooviperioodiga ja võtke arvesse kõiki plusse ja miinused.

Paindlikkus ärinõuete täitmisel muudab Live Agenti eelistatud tasuta kõnekeskuse tarkvara väikeettevõtetele, üksikettevõtjatele ja idufirmadele.

Tasuta kõnekeskuse tööriistade kasutamise eelised

Ärge muretsege, kui Teie eelarve ei kata kõige paremini hinnatud kõnekeskuse tarkvara kasutamise kulusid. Kõnekeskuse parimad tööriistad on erineva kuju ja suurusega. Klienditoe tasuta kõnede logimise tarkvara abil saate palju ära teha. Millised on tasuta kõnekeskuse tarkvara kasutamise eelised?

Suurenenud produktiivsus

Teie agendid saavad helistajaid täpsemalt ja tõhusamalt aidata, kui nad saavad kõnesid vastu võtta ja neil on juurdepääs olulistele kliendiandmetele ühes kohas.

Rohkem läbipaistvust

Ettevõttele helistades ootavad paljud kliendid, et agendid teaksid, kes nad on ja kuidas nad on eelnevalt tugimeeskonnaga suhelnud. Klienditoe kõnesalvestuse tarkvara võib hõlbustada kogu meeskonna ajalooliste andmete kontrollimist vaid mõne hiireklõpsuga.

Suurenenud kliendirahulolu

Põhimõtteliselt, mida rohkem Teie agendid iga helistaja kohta teavad, seda paremini saavad nad neid aidata. See aitab luua suhteid ja lojaalsust, mis pikemas perspektiivis parandab tulusid.

Teie käsutuses on mitmesuguseid võimsaid funktsioone

Kuigi tasuta kõnekeskuse tarkvaral on teatud piirangud, on Teie kasutuses siiski palju funktsioone, mida saate kasutada. Näiteks kõnede salvestamine koolituste ja juriidilistel eesmärkidel.

Madalamad kulud

Olgem ausad. Tasuta kõnekeskuse süsteemide puhul on hind (või selle puudumine) üks suurimaid eeliseid. Võimalust hoida kõnekeskus hästi organiseeritud ja pääseda juurde kõikidele süsteemi funktsioonidele nullkulu eest loetakse kindlasti eeliseks.

Lihtne rakendada

Saate seadistada tasuta helistamistarkvara vaid mõne hiireklõpsuga ja alustada kõnede vastuvõtmist peaaegu kohe.

Kaugtöö

Virtuaalse kõnekeskuse lahenduste abil saavad Teie agendid paikneda kõikjal. Kuni kõik on Internetiga ühendatud, saab Teie meeskond hõlpsasti vastata ja helistada mis tahes seadmest ja asukohast.

Skaleeruvus

Isegi tasuta kõnekeskuse tööriistad skaleeruvad Teie ettevõttega. Kui peate lisama rohkem agente, telefoninumbreid või funktsioone, saate oma lahenduse tasulisele plaanile üle viia.

Kõnekeskuse tarkvara parimad tavad

Ärge eksige: klienditoe kõnekeskuse logimistarkvara maksimaalne kasutamine ei piirdu ainult õige tarkvara valimisega. Tööriistast maksimumi saamiseks saate teha ka muid asju, olgu see siis tasuline või paid or tasuta kõnekeskuse tarkvara. 

• Kasutage tarkvara integreerimise eeliseid. Pole saladus, et kõnekeskused kasutavad kliendiandmete haldamiseks ja sünkroonimiseks pilvepõhiseid integreeritud tööriistu. Tegelikult välistab integreeritud süsteemidele tuginemine võimaluse kaotada olulist teavet või teha vigu andmete käsitsi erinevatesse süsteemidesse sisestamisel.
• Kaaluge kõnekeskuse skriptide ettevalmistamist. Asjakohased skriptid võivad aidata Teie agentidel telefonis säilitada enesekindlust, eriti kui nad alles hakkavad kõnekeskuses töötama. Värskendage kindlasti oma skripte aeg-ajalt, et olla ajakohane ja hoida asjad värskena.
• Seadke kõnekeskuse agentidele konkreetsed eesmärgid. Õige kõnekeskuse süsteemiga saate hõlpsalt jälgida oma agentide toimivust. Kõigile eesmärkide seadmine ei saa mitte ainult suurendada meeskonnatunnet, vaid võib ka julgustada agente üksteist oma tulemuste eest vastutavana hoidma.
• Püüdke lühendada ooteaega. Tänapäeval kipuvad kliendid olema kannatamatud ega soovi klienditoe esindajatega ühendust võttes abi oodata. Veenduge, et Teil oleks piisavalt meeskonnaliikmeid, et katta klientide nõudlus.
• Kasutage kliendiandmeid. Isikupärastatud tervitused ja kiire abi andmine annab Teile võimaluse võita helistaja süda. Kõnekeskuse tarkvara võimaldab Teil hõlpsasti varustada asjakohast teavet Teie helistajate kohta, eriti kui nad on Teie ettevõttega varem suhelnud.

Tasuta või tasuline kõnekeskuse tarkvara – milline on parim valik?

Kui otsustate, kas investeerida tasulistesse või tasuta automaatsetesse kõnesüsteemidesse, peaksite arvestama oma praeguste ärivajadustega, tulevikuplaanidega ja kõigi saadaolevate võimalustega.

Küsige endalt järgmisi küsimusi:

• Kuidas Te praegu kõnesid käsitlete?
• Kas soovite luua uhiuue kõnekeskuse või vahetada kõnekeskuse tarkvara pakkujat?
• Mitut klienti Te haldate?
• Mida ootate kõnekeskuse tarkvara juhtpaneelilt?
• Mitu kõnekeskuse agenti Teil on?
• Mitut telefoninumbrit soovite kasutada?
• Kui palju telefoninumbreid sa soovid kasutada?
• Millistest kõnekeskuse funktsioonidest olete huvitatud?
• Milliseid kõnekeskuse näitajaid soovite jälgida?

Nendele küsimustele vastates saate oma vajadustest päris hea ülevaate ja liigute sammu lähemale oma ettevõtte jaoks õige valiku tegemisele.

Ärge muretsege, kui Te ei saa endale lubada kõige paremini hinnatud kõnekeskuse tarkvara. Tasuta kõnekeskuse tarkvara valimises pole midagi halba. Neile on palju usaldusväärseid teenusepakkujaid. Tegelikult: paljud ettevõtted valivad tasuta lahendused, eriti kui nad alustavad või neil lihtsalt pole täiustatud lahenduste jaoks eelarvet. Tasuta kõnede logimise tarkvara kasutamine klienditoe jaoks on hea viis konkreetse kõnekeskuse tööriista testimiseks, et näha, kas see sobib Teie ettevõtte jaoks hästi. Lõppude lõpuks saate plaani igal ajal uuendada, kui ettevõte rohkemat vajab.

Lühidalt, soovitame mõelda oma nõudmistele, kitsendada valikuid ja katsetada vähemalt mõnda tasuta kõnekeskuse tööriista, et näha, mis Teie ettevõtte jaoks kõige paremini sobib. Kui olete seda kõike teinud, peaksite suutma paremini otsustada, kas investeerida tasulisse versiooni või jääda tasuta tööriistade juurde, nagu näiteks LiveAgent.

Avastage ise