Kliendi hoolsuskohustuse kontrollnimekiri

Testige oma võrkude ja süsteemide turvalisust ning veenduge, et teie töötajad on koolitatud andmeturbe parimate tavade osas.

Miks on teabe kaitsmine oluline?

Teie ettevõtte kaitsmiseks võimalike rahaliste kahjude eest, mis võivad tekkida näiteks identiteedivargusega. Lisaks võivad reguleerivad asutused teile määrata suured trahvid, kui teie süsteemidesse sisse tunguitakse.

Kuidas oma andmeid kaitsta?

Esiteks peaksid teil olema sisekontrollid ja andmeturbepoliitika, mis kirjeldab mõistlikke meetmeid, mida peate oma võrkude ja süsteemide kaitsmiseks rakendama. Järgmisena kontrollige, kas kõik teie töötajad on koolitatud andmeturbe parimate tavade osas, näiteks mitte jagama paroole või laadima alla faile, mis ei pärine usaldusväärsetest allikatest.

Milliseid tööriistu oma teabe kaitsmiseks kasutada?

• tulemüürid – teie võrkude kaitsmiseks väliste ohtude eest
• sissetungi tuvastamise süsteemid – et jälgida teie võrke mis tahes kahtlase tegevuse suhtes
• andmekao vältimise tarkvara – tundlike andmete lekkimise vältimiseks
• andmete krüpteerimist – liikumises olevate andmete kaitsmiseks
• juurdepääsu kontrolli – tundlikele andmetele juurdepääsu piiramiseks
• töötajate koolitust – et harida oma töötajaid andmeturbe parimate tavade osas
• küberturvalisuse kindlustus– teie ettevõtte rahaliseks kaitsmiseks andmetega seotud rikkumise korral

Koguge ja kinnitage oma klientide nimed, aadressid, sünniajad ja muud tuvastavat teavet.

Miks on klientide identiteedi kontrollimine oluline?

See aitab veenduda, et rakendate mõistlikke meetmeid, et kontrollida ja kinnitada oma kliente. Selle tulemusena aitab see kaasa identiteedivarguste ja pettuste ärahoidmisele ning rahapesu eeskirjade täitmisele.

Kuidas kontrollida klientide identiteeti?

Koguge nende teavet veebivormi või Know Your Customer (KYC) küsimustiku kaudu ja kontrollige, kas see vastab teie andmetele. Pärast seda peaksite veenduma, et andmed on õiged, hankides nende isikut tõendavate dokumentide, näiteks passide või juhilubade koopiad.

Milliseid tööriistu klientide identiteedi kontrollimiseks kasutada?

• veebivormid ja/või KYC küsimustikud – klienditeabe kogumiseks
• isikut tõendavad dokumendid – kliendi andmete kinnitamiseks

Otsige sanktsioonide loenditest oma klientide nimesid tagamaks, et te ei tee äri keelatud isikute või üksustega.

Miks on sanktsioonide kontrollimine oluline?

Kui teete äri kellegagi, kelle suhtes kehtivad sanktsioonid, võivad teid oodata suured trahvid või isegi vangistus. Seetõttu peate enne äritehingute alustamist kontrollima sanktsioonide olemasolu.

Kuidas kontrollida sanktsioonide olemasolu?

Kõige tavalisem on otsida oma klientide nimesid sanktsioonide nimekirjadest. Neid loendeid haldavad tavaliselt valitsusasutused, õiguskaitseasutused või finantsasutused, mis tähendab, et need sisaldavad täpset ja ajakohast teavet.

Milliseid vahendeid sanktsioonide kontrollimiseks kasutada?

• sanktsioonide nimekirjad – kontrollimaks, kas teie kliendid on piiratud üksikisikud või juriidilised isikud
• valitsusasutused ja/või finantsasutused – täpse ja ajakohase teabe saamiseks

Pärast klientide teabe kogumist ja kontrollimist peaksite hindama antud kliendi riskiprofiili.

Miks on kliendi riskianalüüsi tegemine oluline?

Hinnates pettusse toimepaneku tõenäosust või potentsiaalseid rahapesuriske, saate määrata igat tüüpi kliendi puhul nõutava hoolsuskohustuse taseme. Näiteks peavad kõrge riskiga klienditüübid läbima rangemad kontrollid kui madala riskitasemega kliendid.

Kuidas teha kliendi riskianalüüsi?

Saate hinnata oma individuaalseid kliente selliste tegurite alusel nagu nende päritoluriik, tööstusharu ja tehingute ajalugu. See annab teile parema ülevaate sellest, kes on teie suurema riskiga kliendid, ja seetõttu vajavad rohkem hoolsust.

Milliseid tööriistu kliendiriskide hindamiseks kasutada?

• hindamist – teatud kliendi riskiteguritel põhinevate hinnangute jaoks
• riigi riskihinnangud – et kontrollida üldist riskitaset kliendi asukohas
• tööstuse riskihinnangud – sektoripõhise riskitaseme kontrollimiseks

Sõltuvalt teie hindamise tulemustest peate võib-olla koguma oma klientidelt täiendavaid üksikasju.

Miks on lisateabe kogumine oluline?

See võimaldab veelkord kontrollida nende isikut ja hinnata nende riskitaset. Näiteks võite otsustada taotleda nende finantsaruannete koopiaid.

Kuidas koguda lisateavet?

Nõutavaid dokumente saate nõuda otse oma kliendilt või veebivormi kaudu. Kui need on olemas, kontrollige, kas teave vastab juba olemasolevale.

Milliseid tööriistu lisateabe kogumiseks kasutada?

• veebivorme – et nõuda oma kliendilt ametlikku dokumenti
• lisadokumendid nt. pangakonto väljavõtted – edasiste hinnangute andmiseks klientide riskikategooriate kohta

Kui olete kogu vajaliku teabe kogunud, peaksite seda kontrollima, et veenduda selle õigsuses.

Miks on täiendavate üksikasjade kontrollimine oluline?

See aitab kaitsta teie ettevõtet pettuste ja võimaliku rahapesuriski eest. Selleks peate võibolla kinnitama näiteks kliendi aadressi või töökoha.

Kuidas täiendavaid üksikasju kontrollida?

Selleks on mitu võimalust, näiteks kliendile helistamine või kirja saatmine. Võite kasutada ka kolmandate osapoolte teenuseid sõltumatu allikana nende identiteedi ja/või aadressi kontrollimiseks.

Milliseid tööriistu täiendavate üksikasjade kontrollimiseks kasutada?

• telefonikõnesid – kliendiga ühenduse loomiseks
• kirju – kliendi aadressi kontrollimiseks
• kolmanda osapoole teenuseid – täiendavaks kontrollimiseks, nt. isikukontroll või aadressi kinnitus

Olenevalt protsessi senistest tulemustest peate võibolla oma kliente veelgi kontrollima.

Miks on taustakontrolli läbiviimine oluline?

See aitab veelgi hinnata kliendi riskitaset ja tagab, et tegemist on õigete isikutega. Taustakontrolli etapis peaksite kontrollima nende karistusregistrit või finantsajalugu, kui seda vajalikuks peate.

Kuidas teha taustakontrolli?

Otsides veebipõhiseid andmebaase või palgates professionaalset teenust. Kui teil on nõutav teave, peaksite selle hoolikalt üle vaatama, et otsida punaseid lippe.

Milliseid tööriistu taustakontrolli läbiviimiseks kasutada?

• veebipõhiseid andmebaase
• professionaalseid teenuseid
• krediidiaruandeid
• ülemaailmsed jälgimisloendid – et kontrollida sanktsioone või kriminaalseid tegevusi

Kui te pole ikka veel konkreetse kliendi suhtes kindel, võite alati palgata kellegi, kes teid seaduslikult esindaks.

Miks on advokaadi palkamine oluline?

Nad võivad anda asjatundlikku nõu teie lähenemisest hoolsusprotseduuridele ja tagada, et kõik tehakse õigesti. Advokaat suudab aidata lahendada ka klientidega suhtlemisel tekkivaid juriidilisi probleeme.

Kuidas palgata advokaati?

Võite otsida veebist või küsida soovitusi oma võrgust. Kui olete leidnud mõned potentsiaalsed kandidaadid, kontrollige nende kvalifikatsiooni ja kogemusi, et veenduda, kas nad on selle töö jaoks õiged. Seejärel küsitlege neid, et näha, kas nad sobivad teie ettevõtte jaoks hästi.

Milliseid vahendeid advokaadi palkamiseks kasutada?

• veebiotsingut – potentsiaalsete kandidaatide leidmiseks
• katalooge – kvalifitseeritud advokaatide otsimiseks
• kvalifikatsiooni ja kogemuste ülevaatamist – tagamaks, et kandidaat sobib sellele tööle

Isegi pärast seda, kui olete kliendi hoolsusprotsessi lõpetanud, peaksite nende tegevusel silma peal hoidma.

Miks on klientide tegevuse jälgimine oluline?

Kontrollimaks, et nad ei tee kahtlaseid tehinguid, ja pakkuda teile võimalust reageerida, kui nad seda teevad. Märgates, et suurklient teeb näiteks suuri või sagedasi väljamakseid, peaksite täiendavalt uurima, et otsida märke võimalikust rahapesust.

Kuidas kliendi tegevust jälgida?

Vaadake regulaarselt üle nende ettevõtte konto väljavõtted või tehingute ajalugu. Kui märkate midagi ebatavalist, võtke kasutusele asjakohased meetmed, näiteks võtke kliendiga ühendust või teavitage tema küsitavast tegevusest vastavaid ametiasutusi.

Milliseid tööriistu kliendi tegevuste jälgimiseks kasutada?

• konto väljavõtted – kahtlaste tehingute otsimiseks
• tehingute ajalugu – klientide tegevuse jälgimiseks
• regulaarsed ülevaatused – tagamaks, et kahtlane tegevus ei jääks vahele

Samuti peaksite olema teadlik sellest, kui klient hakkab osalema mõnes küsitavas tegevuses, kuna see võib viidata sellele, et midagi pole korras.

Miks on muutuste märkamine oluline?

It can help you to identify potential problems early on and take action to prevent them from causing damage. Noticing any unusual activity allows you to investigate further and find out if the customer is engaging in any criminal actions before it’s too late.

How to note changes in behavior?

Pöörake tähelepanu sellele, kuidas klient teiega suhtlemisel käitub ning jälgige nende äritegevust. Kui märkate normist kõrvalekaldeid, peaksite selle probleemi otse nende poole pöörduma või märkima konto täpsemaks ja pidevaks jälgimiseks.

Milliseid vahendeid käitumise muutuste märkimiseks kasutada?

• teatud aja perioodil tegemiste jälgimine – ebatavalise märkamiseks
• konto märgistamine – potentsiaalselt kahtlase konto märkimiseks

Isegi kui tundub, et kõik läheb hästi, peaksite teatud aja möödudes siiski oma klientidega ühendust võtma.

Miks on regulaarne kontrollimine oluline?

Hea kliendisuhte loomiseks ja hoidmiseks, samuti võimaldab see teil küsida neilt nende asjaolude või äritegevuse muutuste kohta, mis võivad mõjutada nende kontot või teiega seotud tegevusi. Regulaarsed kontrollid näitavad, et olete klienti investeeritud ja soovite tema edu.

Kuidas regulaarseid kontrolle teha?

Kasutage Kliendisuhete haldamise (CRM) süsteemi, et planeerida regulaarseid kontakte klientidega vähemalt kord aastas (kuid võimalusel sagedamini) või luua endale meeldetuletussüsteem. Võite ka lihtsalt ühendust võtta, kui teil on millestki konkreetset arutada, ning teha seda läbi nende eelistatud suhtluskanali kasutades LiveAgenti kasutajatoe tarkvara. Nii säilitate häid suhteid klientidega.

Kui arvate, et klienti ähvardab rahapesu või muu kuritegelik tegevus, peaksite sellest teavitama vastavaid ametiasutusi.

Miks on kahtlasest kontotegevusest teatamine oluline?

See on teie jaoks seaduslik nõue ja aitab kaitsta nii teie ettevõtet kui ka laiemat kogukonda kahju eest. Rahapesu või muu kuritegeliku tegevuse kahtluse korral tuleb tegutseda, sest need on rasked kuriteod, millel võivad olla karmid tagajärjed.

Kuidas teavitada kahtlasest kontotegevusest?

Sõltuvalt teie riigist või piirkonnast, on kahtlasest tegevusest teatamiseks erinevaid viise. Näiteks saate USA-s esitada finantskuritegude jõustamise võrgustikule (FinCEN) kahtlase tegevuse aruande (SAR).

Milliseid tööriistu kasutada kahtlasest kontotegevusest teatamiseks?

• SAR – USA-s FinCENile aruande esitamiseks
• asjaomased asutused – aruandluse jaoks teistes riikides ja piirkondades