E-mailide haldamise tarkvara

Mis on e-mailide haldamise tarkvara?

E-mailide haldamise tarkvara on tööriist, mida kasutatakse suure koguse sissetulevate e-mailide haldamiseks. Tarkvara haldab kõiki teie e-maile läbi sedelisüsteemi, mis loob unikaalse tuvastaja igale e-mailile, mida tuntakse, kui sedeli ID. Tarkvara määrab igale agendile või osakonnale spetsiifilise e-maili, vastavalt etteantud automaatsetele töövoo reeglitele.

Milline on erinevus emaili klientide/veebimeili ning emailide haldustarkvara vahel?

Veebimeili ja e-maili teenused on vähem arenenud ning pakuvad vähem funktsioone. Veebimeili ning e-maili teenused on isiklikuks kasutamiseks, seevastu on e-mailide haldamise tarkvara loodud eraettevõtetele ja organisatsioonidele, mis saavad iga päev tuhandeid e-maile ja vajavad abi nende haldamisel.

Veebimeili/Emaili kliendid	E-mailide haldamise tarkvara
Piiratud automatiseerimise võimalused	Loendamatud automatiseerimise võimalused
Kuhjatud reklaamidega/soovimatud e-mailid	Reklaamideta/soovimatute e-mailidega
Puuduvad koostöö võimalused	Loodud koostööks (jagatud postkast, mis teotab meeskondlikku e-mailide haldamist)
Arenenud filtreerimise vähesus	Sildi ja sedeli id-d, lihtsamaks filtreerimiseks
Puuduvad konserveeritud vastused	Piiramatud konserveeritud vastused
Piiratud salvestamine	Piiramatu salvestamine
Piiratud või puuduvad e-maili mallid	Pakkuge kohandatavaid e-maili malle
Piiratud kontaktide väljad	Kontaktiväljad + sisseehitatud CRM
Puuduvad privaatsed/sisemised märkmed	Pakkuge privaatseid/sisemise märkusi
Puudub võimalus e-maile liita/poolitada	Pakkuge e-maili liitmist/poolitamist
Puudub agendi kokkupõrke tuvastamine	Pakkuge agendi kokkupõrke tuvastamist
Mõned pakuvad mitme e-maili vahelehte	Mitme e-maili vahelehe pakkumine
Puuduvad kolmanda osapoole integratsioonid	Sajad kolmanda osapoole integratsioonid
Puuduvad omnikanali võimalused	Omnikanali võimalused
Pakkuge mobiili e-maili äppe	Pakkuge mobiili e-maili äppe

Palju e-maili aadresse ja kontosid saate e-mailide haldamise tööriistaga integreerida?

Edasijõudnud e-mailide haldamise tööriist nagu LiveAgent ei sea mingeid piiranguid teie poolt tarkvaraga ühendatavatele e-maili aadresside arvule.

Kas e-mailide haldamise tööriistu on turvaline kasutada?

E-mailide haldamise tarkvara peetakse turvalisemaks, kui tavalisi e-maile. Kujutage ette järgnevat stsenaariumit:

• Kasutate Gmail`i või Outlook`i klientide e-mailide lahendamiseks.
• Teil on mitmeid töötajaid, kes töötavad vahetustes.

Loomulikult tuleb teil jagada e-mailide sisselogimise andmeid mitmete inimestega, mis võib olla turvaoht — eriti kui nad kasutavad avalikke arvuteid või jagavad seadmeid.

E-mailide haldamise süsteemiga saab iga töötaja unikaalsed sisselogimise andmed, seega on see palju turvalisem nii teile, kui kogu meeskonnale.

Kes saavad kasu e-mailide haldamise tarkvara kasutamisest?

E-mailide haldamise tarkvarast võib kasu saada igaüks, kes igapäevaselt paljudele klientide teenindamisega seonduvatele e-mailidele vastab — olenemata ettevõtte suurusest. Pole vahet, kas olete üheliikmeline meeskond või suurettevõte, e-mailide haldamise tarkvara on vajalik abimees. Mitmed raportid on kinnitanud, et e-mailide haldamise tarkvara tõstab produktiivsust, vähendab stressi ja säästab nii aega, kui raha.

Kuidas saada e–mailide haldamise tarkvarast kasu?

Parandatud e-mailidele vastamise ajad ja tõusnud kliendirahuolu

Kasutades e-mailide haldamise tarkvara võite parandada vastamisaeg, mis omakorda parandab klientide kogemust ning rahulolu. Kui teil on automaatsed töövoo reeglid paigas jagab tarkvara automaatselt sissetulevad e-mailid teie töötajate vahel. Käsitsi ülesannete määramine ja e-mailidega seonduvate tegevuste jälgimine on möödanik.

E-mailide haldamise tarkvara ei raiska aega ja tagab, et kõigil oleks oma kohustustest selge arusaam. Nii nagu üleval juba mainitud parandab see vastamisaegasid, sest see kõrvaldab segaduse, e-mailide jälgimise, viivituse ja manuaalse ülesannete haldamise. Kui e-mailide haldamise tarkvara on paigas saavad tugiteenuse agendid tarkvarasse sisse logida ja klienditeeninduse e-mailidele vastama hakata.

Tõstab produktiivsust ja alandab stressitasemeid

E-mailide haldamise süsteemi ilu seisneb selles, et see võib üle võtta ülesandeid ja need iseseisvalt lahendada. Näiteks saab tarkvara kasutada automatiseeritud töövoo reegleid, et lahendada sedeleid, millele pole teatud ajaga vastatud. Alternatiivina saab tarkvara välja saata automaatseid järelkontrolli e-maile neile klientidele, kes pole teie sõnumitele vastanud. See on kõigest jäämäe tipp.

Selline tarkvara võtab teie õlgadelt lisakohustused. See kõrvaldab korduvad ja argised ülesanded leevendades nii stressitaset ja tõstes produktiivsust. Sisuliselt, loob see ideaalse töövoo.

Säästab raha ja kasumit investeeringutelt

Veel üks põhjus, miks e-mailide haldamise tarkvarasse armuda on asjaolu, et see säästab raha. Kui agendid ei raiska aega argistele ülesannetele ja nende tähelepanu on koondatud kliendipäringute lahendamisele, säästate raha.

Veelgi enam, Financesonline kohaselt saate iga klienditoe kogemusse [nagu näiteks e-mailide haldamise tarkvarasse] investeeritud $1 eest 3$ tagasi.

Kõrvaldab seadme ja konto seire

Kui soovite seda veel paremaks muuta, ühendage oma e-mailide haldamise tarkvara  teiste suhtluskanalitega nagu live vestlus, telefon või sotsiaalmeedia ja parandada produktiivsust veelgi. Saate lõpetada suure koguse erinevate seadmete kasutamise ja kontode jälgimise, mis on nii häiriv, kui ka ebaproduktiivne.

Kui teie sõnumid on ühes kohas — olgu nendeks e-mailid, Instagrami kommentaarid, live vestlused – see muudab e-mailide haldamise süsteemi eeliste maksimeerimise veelgi lihtsamaks.

Millised haldustarkvara funktsioonid peavad olema?

Jagatud universaalne e-mailide postkast

Jagatud universaalne postkast on e-mailide haldamise tarkvara staarfunktsioon. Meeskonna postkast saab mitmetelt e-maili aadressidelt, sotsiaalmeedia kontodelt, veebivestlustest ja isegi telefonidest saabuvate sõnumite saamise sujuvamaks muuta.

Kui olete kunagi töötanud koostöö platvormiga nagu universaalne postkast, siis võib olla seda keeruline ette kujutada, kuid ausalt, see on parim funktsioon, mis parandab teie klientide ja agentide kogemust märkimisväärselt. Kirsiks tordil on see, et kõik teie agendid saavad unikaalse kasutajanime süsteemi sisse logimiseks võimaldades neil erinevate probleemidega samaaegselt töötada.

Saage jagatud postkastist rohkem teada

Osakonnad ja kohustused (ülekanded)

Kaks teist e-mailide haldamise tarkvara staarfunktsiooni on osakonnad ja vastutused. Luues oma turunduse, IT-toe või müügi meeskondade jaoks erinevad osakonnad, saate postkasti veelgi paremini organiseerida. Filtreerimine ja vastutuse määramine on automatiseerimise reeglite abil palju lihtsam.

Näitena saate üles seada automaatse töövoo, reegli, mis suunab kõik sõnu: “lähtesta” ja “salasõna” sisaldavad e-mailid automaatselt IT-osakonnale või pühendunud IT-toe esindajale.

Rohkem osakondade või kohustuste kohta.

Töövoo haldamise ja e-maili teel turunduse automatiseerimise reeglid.  

Oleme lühidalt puudutanud turunduse e-mailide automatiseerimise võimete teemat.  On palju asju, mida saab e-mailide haldamise tarkvaraga teha: e-mailide automaatne sildistamine, osakondadele, agentidele määramine, e-mailide ajastamine, mis saadab teatud aja möödumisel automaatselt eelvormistatud järelkontrolli e-maile.

Saage reeglitest rohkem teada.

Tugevad analüüsitööriistad ja raporteerimise funktsioonid

Traditsioonilise e-mailiga on raske määratleda, kui hästi teil soorituse ja kvaliteedi poolest läheb. Kas suudate ületada oma eriala põhinäitajaid nagu keskmine e-mailile vastamise kiirus? Kas teie kliendid on rahul teenusega, mida nad saavad?

Bain & Company uurimuse kohaselt usuvad 80% of tegevjuhte, et nende ettevõte pakub suurepärast klienditeenindust. Siiski nõustub sellega vaid 8% klientidest.

Kasutades e-mailide haldamise tarkvara analüüsijat ja raporteerimise funktsioone, saate tänu tõelisele ülevaatele andmetest tuvastada täienduste kohti.

Saage analüütika ja raporteerimise kohta rohkem teada.

Meeskonna koostöö funktsioonid ja kokkupõrgete tuvastamine

Mõned veebimeilid (nimelt Gmail) pakuvad sisseehitatud vestlust. Siiski, enamik nende kliente seda funktsiooni ei kasuta, sest need pole töö tegemiseks piisavad. Meie arvates on väliste vestlusetööriistade kasutamine sama kahjulik, kui lülitumine mitmete erinevate tööriistade vahel, sest nii võib mõttelõng kaduda, lisaks raiskate väärtuslikku aega.

E-mailide haldamise tarkvara nagu LiveAgent pakub sisse-ehitatud sisemisi vestluse ja helistamise võimalusi, muutes kolleegidega suhtlemise lihtsaks nagu 1-2-3.

Tööriistadel nagu Liveagent on agentide kokkupõrke tuvastamise funktsioon. Sellised funktsioonid tagavad, et e-mailidele ei vastataks mitu korda. Need annavad e-maili vaatavale agendile märku e-mailist, millega juba töötatakse, nii ei esine topelttööd ega juhuslikku töö kustutamist.

Saage agentide kokkupõrke tuvastamisest, sisemistest vestlustest või sisemistest kõnedest rohkem teada.

Kohandatavad e-mailide mallid

Veel üheks funktsiooniks, mida veebimeili klientide tavaliselt pole, on kohandatavad e-mailide mallid, mida saab kasutada turunduse e-mailide välja saatmiseks, näiteks uudiskirjade, klienditeeninduse e-mailide, salasõnade muutmise e-mailide ja tellimust kinnitavate tehingute e-mailid. LiveAgenti e-mailide haldamise platvormil on saadaval ka kohandatavad e-mailide mallid.

Saage e-mailide mallide kohta rohkem teada saada.

CRM ja kohandatud CRM väljad

Selle paremaks muutmiseks on meie e-mailide haldamise tarkvaral ka kliendisuhete haldamise (CRM) funktsioon. Lisaks sisseehitatud CRM-le, mis on alati käepärast, saate klientide kohta salvestada kohandatud informatsiooni, mis aitab teil luua palju teadlikumat ja personaalsemat klienditeenindust.

Saage CRM kohta rohkem teada.

Mitmiksedelid/e-maili kaardid

Kardate mitme e-mailiga vahekaardist ilma jääda? Pole vaja, meie e-mailide haldamise tarkvara pakub ka seda funktsiooni. See võimaldab vastata mitmele e-mailile samal ajal, lihtsalt e-mailide vahel lülitudes. See funktsioon on eriti kasulik konserveeritud vastuste/eelmääratud vastuste kasutamisel.

Saage rohkem mitme sedeli kaardi kohta teada.

E-mailide sildid

Veel üheks funktsiooniks, millest on traditsiooniliste e-mailide klientidel puudus, kuid mis e-mailide haldamise tarkvaras on olemas, on sildid. Silte kasutatakse e-mailide filtreerimiseks, organiseerimiseks ja sisu ühe korraga vaatamiseks.

Saage rohkem siltide kohta teada.

Ülesande haldajad ja SLA jälgimise funktsioonid

Arenenud e-mailide haldamise tarkvaras on funktsioonid, mis käituvad ülesannete haldajatena ning annavad agentidele märku olulistest e-mailidest, millega tegeleda. Üldiselt, e-mailid (sedelid), mis ilmuvad ülesannete haldajasse on pikalt vastamata või seotud SLA-ga (teenuse taseme kokkulepped).

Saage Lahenda Nupu kohta rohkem teada.

Privaatsed märkmed

Privaatsed märkmed e-mailide haldamise tarkvaras võimaldavad teil antud e-maili, kliendi või lahendusprotsessi kohta täiendavat infot saada. Teie kolleegid saavad neid märkmeid mistahes ajal vaadata, kui nad lahendavad teatud e-maili/päringut. Kui soovite, saate meeletuletustena kasutada ka privaatseid märkmeid.

Saage märkmete kohta rohkem teada.

Konserveeritud sõnumid ja eeltäidetud vastused

Konserveeritud vastused on suurepärane funktsioon, mis on üks osa meie e-mailide haldamise tarkvarast. Need võimaldavad klientide sagedamini küsitud küsimustele luua eeltäidetud vastuseid. Kui saate e-maili, mis nõuab küsimusele üldist vastust, saate enda aega kokku hoida klikkides lihtsalt konserveeritud vastuse nupul ja valides sobiva vastuse.

Saage konserveeritud vastuste kohta rohkem teada.

Sedeli poolitamine/ühendamine

E-mailide haldamise tööriistad nagu LiveAgent, pakub sedeli poolitamist ja liitmist. See on unikaalne funktsioon ja võib parandada probleemide lahendamise aegasid ja agentide efektiivsust. Kui sissetulev e-mail tõstatab mitu probleemi ning sellega peab tegelema mitu osakonda (nt. müügi ja IT), on võimalik e-mail kiiremaks lahendamiseks poolitada.

Kui klient saadab mitu sama probleemiga e-maili, saate need üheks kirjavahetuseks liita.

Saage sedeli poolitamise ja sedeli ühendamise kohta rohkem teada.

Kolmandate-osapoolte integratsioonid

Enamik e-mailide haldamise tarkvarasid pakub hea töövoo tagamiseks kolmandate osapoolte integratsioone, mida saab luua maksetöötlejate, kliendisuhteid haldavate süsteemide, sotsiaalmeedia äppide ja muuga.

Selliste integratsioonide omamine tagab, et agendid ei pea teistesse rakendustesse sisse logima ja nendesse süsteemidesse andmeid sisestama.

Vaata kõiki integratsioone.

Sisemine teadmistebaas ja piiramatu salvestamisruum

Piiramatu e-mailide salvestamine on midagi, millega me kõik igapäevaselt võitleme, kas pole? Mitte siis, kui kasutate e-mailide haldamise tarkvara! LiveAgent pakub teile piiramatut e-mailide ajalugu. Te ei pea e-maile kustutama, kui te ei soovi, puuduvad dokumentide salvestamisele pealesurutud limiidid. Saate oma tarkvaras salvestada piiramatus koguses sisemisi dokumente, juhiseid ja parimaid praktikaid.

Saage rohkem teada sisemise teadmistebaasi haldamisest.

Kuidas leida õige e-mailide haldamise tarkvara

Olete veendunud, et e-mailide haldamise tarkvara on teie ettevõttele õige lahendus? Suurepärane, lugege edasi, et saada teada, kuidas leida õiget e-mailide haldamise tööriista.

Kirjutage oma nõudmised üles ja tehke pisut uurimistööd

Õige e-mailide jälgimistarkvara leidmiseks pange kirja oma nõudmised, võtke arvesse oma eelarvet, sest igal e-mailide teenuse pakkujal on erinevad funktsioonid. Soovite tööriista, mida kasutatakse e-mailide haldamiseks või tööriista, mis voogedastaks teie postkasti ka teisi sõnumeid? Millised täiendavaid funktsioone in teil vaja? On selleks laiendatav e-mailide teenus?

Olles oma nõudmised kirja pannud, on aeg uurimistööd teha. Soovitame erinevaid teenusepakkujaid lähemalt vaadata:

• Tootearvustuste portaalid (nagu näiteks G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube arvustused

• Sotsiaalmeedia
• Veebileht
• Võrdlusartiklid

Kui olete kontrollinud igat tarkvara ja teate, milliseid soovite testida, on aeg tasuta prooviperiood proovida.

Looge tasuta prooviperioodi konto ja testige tulemusi

Pärast esmavajalike otsuste tegemist, on aeg luua tasuta prooviperiood. Soovitame teil testida kõiki põhilisi funktsioone ja nendega võimalikult tuttavaks saada. Proovige:

• Ühendada oma meeskonna postkasti mitu e-maili aadressi
• Seadistada integratsioone
• Kutsuda agente/e-mailide kasutajaid oma tarkvarasse
• Luua osakondasid oma IT, turunduse ja müügi meeskondadele
• Seada üles automaatseid reegleid, et leida ideaalne töövoog
• Seada kriitilistele e-mailidele üles mallid

Testimisel tehke märkmeid sellest, mis teile meeldib ning mis mitte. Näete kiiresti, millised platvormid teie vajadustele vastavad. Kui tasuta prooviperiood aegub ning soovite täiendavat aega funktsioonide testimiseks, ärge kahelge ja võtke klienditoega ühendust.

Enamik e-mailide haldamise tarkvara müüjatest pikendavad prooviperioodi parima hea meelega paari nädala võrra.

Happy customers are the best customers

Me pakume portjee migratsiooniteenuseid enamikest populaarsetest klienditoe lahendustest.

View more

Broneerige demo/vestlus müügijuhiga

Kui te ei suuda otsustada teha oma valikut kahe e-mailide haldamise tarkvara vahel, broneerige demo ja rääkige müügimeeskondadega. Esitage nimekiri oma soovidest, küsige küsimusi ja tehke saadavast teenusest märkmeid.

Üldiselt võib müügijuhi käitumine olla heaks indikaatoriks, kuidas klienditeeninduse meeskonnad teid kohtlevad, kui olete maksev klient. Kui tundub, et nad tunnevad toodet ning on valmis teid igal ajal aitama, võite olla kindel, et teete hea otsuse.

Kui teile tundub. et nad ei suuda küsimustele vastata ning pole teie edust huvitatud, tuleks valida teine e-mailide haldamise tarkvara.

Milline on hea e-mailide haldamise tarkvara hind?

Enamik e-mailide haldamise tarkvarasid on liitumisega, seega igakuiste maksetega. Siiski on iga e-mailide haldamise tarkvara erinev pakutavate funktsioonide, liideste ja agentide poolest.

Vaadeldes usaldusväärseid arvustuste veebilehti võib öelda, et hinnad on vahemikus $15 – $39 agendi kohta kuus.

Kui hinnavahemik on teie jaoks liiga kõrge, kaaluge tasuta e-mailide haldamise tööriista. 

Milline on hea ning tasuta e-mailide haldamise tarkvara?

Kuigi tasuta e-mailide haldamise tööriistad on laialt levinud, on need funktsioonide poolest üsna piiratud.

Liveagent`il on päris hea tasuta e-mailide haldamise plaan, mis pakub arsenali tasuta funktsioone. Näiteks pakub Liveagent tasuta:

• 1 e-maili aadressi integratsiooni
• Põhiraportit
• Teadmistepõhist juhtimist
• 7-päevast sedelite ajalugu
• 1 vestlusnupu ja 1 telefoninumbri integratsiooni
• E-mailide ühendamist ja eraldamist
• Kohandatud CRM sedelite väljasid
• Ülesannete haldamist
• Silte
• Privaatseid märkmeid
• E-mailide ülekandmist
• Mitme e-maili kaarte
• 24/7 kliendituge