Aja jälgimine

Miks peaksite jälgima tööaega?

Tööaja jälgimine on oluline, sest see annab teile ülevaate nii teie kui ka teie meeskonna tööajast: 

• Tulemuslikkus
• Üldine tootlikkus
• Efektiivsus
• Ülesannete maht

Aja jälgimise tööriistade abil on lihtne kindlaks teha, kas teie ja teie meeskond keskendub õigete probleemide lahendamisele. Sageli võivad aja jälgimise tööriistad näidata, et paljusid tohutult aega võtvaid ülesandeid saab lihtsustada või automatiseerida.

Näiteks kui näete, et teie tugiagendid kulutavad palju aega samalaadsetele küsimustele vastamiseks, võib olla kasulik luua eelnevalt määratletud vastuste mallid või etteantud vastused.

Lisaks, kui näete, et mõnedel agentidel võtab põhitööde tegemine liiga kaua aega, võib see olla märk sellest, et nad ei ole produktiivsed ja laisklevad, et rohkem töötunde saada. See on muidugi välditav, kui te teate oma meeskonna keskmist päringute töötlemise aega.

Kuidas saate kasutada LiveAgent’i aja jälgimise tööriista?

LiveAgent’i sisseehitatud aja jälgimise vahend jälgib aega, mille teie tugiagendid kulutavad kontaktvormidele, e-postile, sotsiaalmeediale, kliendiportaali taotlustele, reaalajas vestlusele ja kõnedele.

Kuidas LiveAgent’i tööaja jälgimise vahend töötab?

Kui funktsioon on sisse lülitatud, jälgib see automaatselt, kui palju aega iga agent kulutas üksikute piletite lahendamisele. Pange tähele, et süsteem jälgib ainult seda aega, mil agent aktiivselt piletiga töötab. See tähendab, et pilet peab olema:

• Avatud agendi poolt
• Vaadatud agendi poolt
• Agent töötab selle kallal (agent peab kirjutama, klõpsama või vähemalt liigutama enda hiirt)

Kui agent on passiivne üle 30 sekundi, peatub aja jälgimine. Lisaks sellele peatub jälgimine ka siis, kui agent läheb üle teisele piletile või teisele brauseri vahekaardile või rakendusele.

Kui teie agendid töötavad sageli erinevates vahekaartides/rakendustes, oleks ehk kõige parem, kui te nõuaksite agentidelt aega käsitsi sisestada. Selle puhul saate sisse lülitada seadistuse, mis nõuab teie agendilt käsitsi sisestada iga pileti lahendamisele kulunud aja.

Kuidas seadistada LiveAgent’is tööaja jälgimist

1. Logige LiveAgent’isse.
2. Klõpsake Seaded (hammasratta ikoon vasakul menüüribal).
3. Klõpsake Süsteem.
4. Klõpsake Pluginad.
5. Leidke Aja jälgimise plugin ja vajutage nupule Aktiveeri.

6. Süsteem küsib teilt kinnitust. Klõpsake Jah.

7. Süsteem küsib teilt uuesti kinnitust LiveAgent rakenduse taaskäivitamiseks. Klõpsake Jah.

8. Kui näete, et plugin on roheline (nagu allpool näidatud), on see edukalt sisse lülitatud.

9. Klõpsake uuesti Seaded.
10. Klõpsake Süsteem.
11. Klõpsake Aja jälgimine.
12. Kui soovite nõuda agentidelt tööaja sisestamist iga pileti jaoks käsitsi (nagu allpool näidatud), klikkige märkeruutu ja vajutage Salvesta.

Aja jälgimine ja aruandlus

Kui soovite vaadata kõiki aja aruandeid, mida süsteem on jälginud ja mida teie agendid on esitanud, võite klõpsata Raportid (vasakul menüüribal) ja valida “Aja aruanne”.

Saate filtreerida oma aruannet konkreetse ajavahemiku, agendi, pileti, kliendi, ettevõtte, aruande kuupäeva, arve esitamise kuupäeva ja sisestuse tüübi (käsitsi, automaatselt) järgi. Samuti saate eksportida kõik Aja aruanded CSV-faili, et neid oleks lihtsam jagada juhtkonnale.

Kui teie või teie agendid ei ole oma tööaega käsitsi sisestamise abil arvele võtnud, saate seda teha siin, klõpsates Muuda. See on eriti kasulik, kui te arveldate oma klientidele pakutava klienditoe eest.

Aja jälgimise eelised

Parem tootlikkus ja tõhusus

Aja jälgimine on suurepärane vahend agentide tootlikkuse ja tõhususe parandamiseks. Sellisel viisil andmete kogumine võib aidata teil luua kasutatavaid teadmisi tugiprotsesside parandamiseks automaatiseerimise reeglite või integratsioonide abil. Samuti võib see aidata teil tuvastada agente, kes vajavad veel koolitust.

Agentide tõhususe ja tootlikkuse parandamine on oluline, sest mida tootlikumad on teie töötajad, seda rohkem aega ja raha säästate. Töötajate tootlikkus mõjutab ka klientide rahulolu ja kliendivoolavust.

Kui teie agendid suudavad´ lahendada pileteid suhteliselt kiire tempoga, on ka teie kliendid teenusega rahul (sest kellelegi ei meeldi vastuseid või probleemide lahendamist oodata).

Vastutus tulemuslikkuse eest

Töötajate vastutuse tagamine on oluline ja tööaja jälgimise vahendid võivad teid just selles aidata. Kui mõnel agendil kulub naeruväärselt palju aega lihtsatele küsimustele/piletitele vastamiseks, siis teate, et peate neid nende töötulemuste kohta küsitlema. 

Kui te aga näete, et mõned teie agendid vastavad piletitele liiga kiiresti, kuid neil on hulgaliselt negatiivseid hinnanguid ja tagasisidet klientidelt, võib see olla märk sellest, et nad ei keskendu piletite vastamisele põhjalikult ja tahavad lihtsalt “asja ära ajada”.

Tööaja jälgimise tööriistad võivad seega anda teile ülevaate teie töötajate töö tulemuslikkusest.

Agentide tasakaalustatud töökoormus

Viimane, kuid mitte vähem tähtis – tööaja jälgimise vahendid aitavad teil luua oma agentide jaoks tasakaalustatud töökorralduse. Kuna igal agendil on erinev töötempo, saate uurida nende töötulemuste aruandeid aja jooksul ja kohandada sissetulevate kõnede/vestluste arvu, mida nad saavaksid vastu võtta.

Mõned agendid arenevad kiire tempoga keskkonnas, kus on kõrge piletikoormus, samas kui teised satuvad stressi ja murduvad. Oluline on teada oma agendi tööstiili ja seda vastavalt kohandada.

Teadmusbaasi ressursid

Kui soovite rohkem teada saada aja jälgimise ja sellega seotud teemade kohta, vaadake meie teadmusbaasi ressursse.

• Kuidas seadistada aja jälgimine
• Clockify integreerimine (väline tööaja jälgimise tööriist)
• Lisateave tulemusaruannete kohta
• Lisateave agentide aruannete kohta
• Lisateave kättesaadavuse aruannete kohta

Olete valmis alustama agentide tööaja jälgimist?

Jälgige agendi tööaega hõlpsasti. Registreeruge meie tasuta 30-päevase prooviperioodi kasutamiseks ja veenduge, kui lihtne see on. Alustage tasuta prooviperioodi juba täna. Krediitkaarti ei ole vaja.