Otsite Gmaili alternatiivi?

Soovitatav…

Fastmail on suurepärane valik väiksematele ja keskmise suurusega ettevõtetele hariduse, meedia ja e-kaubanduse valdkonnas.

Hinnakujundus

• Tasuta prooviperiood
• Basic: 3 dollarit kasutaja kohta kuus
• Standard: 5 dollarit kasutaja kohta kuus
• Professional: 9 dollarit kasutaja kohta kuus

Millised on peamised tegurid Gmaili alternatiivi valimisel

E-post on jätkuvalt oluline suhtlusvahend mitte ainult üksikisikute, vaid ka paljude ettevõtete jaoks. Kuigi Gmail on olnud paljude kasutajate seas populaarne valik, otsivad inimesed e-posti alternatiive, mis pakuvad paremat privaatsust, turvalisust ja lisafunktsioone. Vaatame mõningaid põhitegureid, mis võivad aidata otsustada, milline Gmaili alternatiiv teile kõige paremini sobib.

Ettevõtte nõuded ja vajadused

Ettevõtete erivajadused ja nõuded mängivad meiliteenuse pakkuja valikul otsustavat rolli. Neid vajadusi mõistes suudavad ettevõtted tagada, et nad valivad teenusepakkuja, mis vastab nende eesmärkidele ja suurendab nende üldist tootlikkust. Mõned ettevõtted nõuavad teatud funktsioonide komplekti, samas kui teised jälgivad hoolikalt saadaolevaid makseplaane.

Näiteks kui vajate taskukohast lahendust mitmekanaliliste võimalustega, võiksite valida LiveAgenti. Kui töötate konfidentsiaalsete kliendiandmetega ja vajate kõrgemat privaatsuse taset, kaaluge Mailfence’i või StartMaili kasutamist.

Universaalne postkast ja mitme agendi töölaud

Universaalne postkast võimaldab kasutajatel hallata mitut erinevate pakkujate meilikontot ühes keskses asukohas. See aitab muuta e-posti haldamise sujuvamaks ja säästab aega, kuna kaotab platvormide vahetamise vajaduse.

Mitme agendi töölaud on eriti oluline funktsioon ettevõtetele, kes vajavad jagatud meilikontodele mitme agendi juurdepääsu. See võimaldab tõhusamat koostööd, kus meeskonnaliikmed saavad määrata ülesandeid, jälgida edenemist ja tagada õigeaegsed vastused klientide päringutele. Piletisüsteemi ja e-posti haldustarkvara LiveAgent pakub mõlemat funktsiooni koos kohandamisvõimalustega.

Integreerimine muude tööriistadega

Teine oluline tegur kaalumiseks on e-posti integreerimine muude teenustega, mis on vajalikud teie igapäevaseks tegevuseks. Sujuv integreerimine teie e-posti ja muude tootlikkuse tööriistade vahel võib oluliselt suurendada tõhusust ja organisatsioonisisest koostööd. Need tööriistad võivad hõlmata kalendreid, CRM-süsteeme, klienditoe süsteeme, analüütikat ja muud. Kuigi e-posti tööriistal ei ole ettenähtud integratsioonide hulka, valige selline, mis katab kõik teie vajadused ja millel on siiski ka väike varu.

Salvestusruum

Salvestusmaht on otsustava tähtsusega tegur. See määrab kui palju andmeid saab süsteemi salvestada. Need andmed hõlmavad selliseid asju nagu meilid, dokumendid, helifailid, fotod, videod jne.

Piisava salvestusruumi olemasolu on oluline kogu suhtluse haldamiseks, ilma et peaksite muretsema ruumi täis saamise ning oluliste asjade kustutamise pärast.

Seetõttu on sujuva ja katkematu suhtluse tagamiseks ülioluline valida e-posti pakkuja, mis pakub teie konkreetsete vajaduste jaoks piisavalt e-posti salvestusruumi.

Turvalisus ja privaatsus

Ettevõtted saadavad iga päev e-kirju, mis sisaldavad tundlikke andmeid ja konfidentsiaalset teavet. See on ka põhjus, miks te ei tohiks kunagi unustada meiliteenuse pakkujate turva- ja privaatsuspoliitikat.

Veenduge, et nad pakuksid täielikku krüptimist, mis tagab, et teie meilid krüpteeritakse edastamise ajal ja neid saab dekrüpteerida ainult saaja. Teine oluline funktsioon on kahefaktoriline autentimine (2FA), mis võib teie kontole lisada täiendava kaitsekihi, nõudes lisaks paroolile ka ainulaadset koodi.

Veenduge, et teie meiliteenus ei tugineks tulu teenimiseks reklaamidele või jälgimisele. Nii ei pea te kartma, et teie andmeid turunduseesmärkidel kolmandatele osapooltele müüakse.

Privaatsuspoliitika ja Andmete säilitamise eeskirjade lugemine on samuti oluline, et mõista, kuidas teie andmeid salvestatakse, töödeldakse ja teenusepakkuja poolt kaitstakse. Ideaalis peaksid nad järgima rangeid andmekaitse eeskirju ja säilitama andmeid kindlates kohtades, kus kehtivad tugevad krüpteerimisstandardid.

Koostööfunktsioonid

Koostööfunktsioonid on veel üks oluline tegur, mida Gmaili alternatiivi valimisel arvesse võtta, kuna tõhus meeskonnatöö ja suhtlus on ettevõtete õitsenguks ja kasvamiseks üliolulised. Täiustatud koostööfunktsioonid võivad muuta töövoogusid sujuvamaks, parandada tootlikkust, meeskonna koostööd ja suurendada kliendirahulolu.

Need koostööfunktsioonid võivad hõlmata järgmist:

• Jagatud postkastid ja kaustad: need võimaldavad mitmel meeskonnaliikmel meilidele ühiselt juurde pääseda, neid hallata ja neile vastata.
  E-kirjade sildistamine ja määramine: võimaldab kasutajatel sildistada ja määrata e-kirju konkreetsetele meeskonnaliikmetele, tagades et kõik täidavad oma kohustusi.
• Sisemärkmed ja kommentaarid:märkmete ja kommentaaride lisamine meilidele ilma algset sisu muutmata võib aidata meeskonnaliikmetel arutada konkreetsete meilidega seotud küsimusi.
• Kalendrite jagamine ja ajaplaneerimine: kalendrite jagamine, sündmuste loomine ja koosolekute ajastamine e-posti teenuses võivad parandada meeskonna organiseerimist ja hoida kõiki kursis eelseisvate tähtaegade, kohtumiste ja verstapostidega.
• Integreerimine koostöötööriistadega: meiliteenus peaks pakkuma sujuvat integreerimist populaarsete koostöötööriistadega, nagu Slack, WhatsApp, Jira ja palju muud. See tagab sujuva suhtluse ja meeskondadevaheliste ülesannete haldamise.

Kohandatavus ja bränding

Võimalus kohandada ja isikupärastada kõike, mida oma ettevõttes kasutate, on oluline tagamaks, et see ühtib teie brändi identiteediga ja vastab teie ainulaadsetele vajadustele. Kohandatava kaubamärgiga meiliteenus aitab säilitada ühtset ja professionaalset ettevõtte kuvandit.

Siin on mõned näited kohandamisfunktsioonidest, mis võivad teie ettevõtte kaubamärgile kasulikud olla:

• Kohandatud domeeni loomine meiliaadresside jaoks
• E-posti mallid
• Signatuurid
• Kohandatavad filtrid ja sildid

Kuidas tagada sujuv üleminek valitud Gmaili alternatiivile?

Valmistage ette oma meeskond

Kui kaalute Gmaililt mõnele muule meiliteenusele üleminekut, valmistage oma meeskond selle muudatuse jaoks ette, et tagada sujuv üleminek.

Esimese sammuna tuleb edastada ülemineku põhjused ja loodetav kasu, mida uus teenus meeskonnale ja ettevõttele üldiselt tuua võib. See aitab teie meeskonnal mõista, miks muudatus on vajalik, ja motiveerib neid uut süsteemi õppima.

Kui teie meeskond on pardal, on oluline hinnata nende koolitusvajadusi ja koostada treeninguplaan. See peaks võtma arvesse teie meeskonna teadmisi uuest süsteemist ja rakendama vastavaid meetmeid. Abiks võib olla praktiliste koolituste ja ressursside (nt videoõpetuste, isikliku koolituse või seminaride) pakkumine või isegi ajakohastatud teadmusbaasi pidamine.

Lisaks pidev tugi ja ressursid oskuste edasiseks arendamiseks üliolulised, et teie meeskond saavutaks uue süsteemi kasutamisel kindlustunde. See võib hõlmata regulaarseid kontrolle, tagasisidesessioone ja juurdepääsu lisakoolitustele.

Hallake andmete migreerimist ja integreerimist

Gmailist uue e-posti teenusepakkuja juurde sujuvaks üleminekuks tuleb hallata andmete migreerimist ja integreerimist nii tõhusalt kui võimalik. Siin on mõned näpunäited, kuidas tagada sujuv üleminek valitud alternatiivile.

Esiteks koostage plaan andmete migreerimiseks Gmailist uude teenusesse. See peaks kirjeldama vajalikke samme, et teisaldada kõik oma meilid, kontaktid ja failid uuele platvormile. Enne migreerimisega alustamist veenduge, et teil on kõigist andmetest varukoopia.

Järgmiseks veenduge, et teie uus meiliteenus integreeruks sujuvalt teiste tööriistadega, mida oma organisatsioonis suhtlemiseks, koostööks ja tootlikkuseks kasutate. Näiteks kui kasutate projektihaldustööriista, veenduge et teie meiliteenus oleks sellega integreeritud.

Mõned meiliteenuse pakkujad, nagu LiveAgent, pakuvad teie uuele kontole sujuvat tasuta Gmaili migreerimist.

Kokkuvõte

Kokkuvõtteks võib öelda, et paljud saadaolevad alternatiivid võivad pakkuda teile palju eeliseid ja hüvesid, mis põhinevad teie konkreetsetel vajadustel ja nõudmistel. Olenemata sellest, kas otsite paremat turvalisust, rohkem salvestusruumi, täiustatud funktsioone või täiustatud koostöötööriistu, on olemas meiliteenus, mis suudab teile just seda pakkuda.

Ärge kõhelge oma valikuid uurimast ja valige Gmaili alternatiiv, mis on teile sobiv. LiveAgent on kindlasti kaalumist väärt variant; see pakub laias valikus eeliseid, sealhulgas täiustatud piletisüsteemi tööriista, sujuvat integreerimist teiste tööriistadega ja suurepäraseid meilihalduslahendusi.